İhracat ve Proforma Süreçleri: CBM, Ağırlık, Paket ve Konteyner Hesabını Tek Belgede Toplayın
İhracat müşterisine gönderilen proforma yalnızca fiyat listesi değildir. Alıcı firma ürünleri, para birimini, teslim koşullarını, ödeme planını, metreküp bilgisini, brüt ağırlığı, paket adedini, konteyner doluluk hesabını ve gerektiğinde yükleme listesini aynı dosyada görmek ister. Delbig CRM, bu bilgileri teklif/proforma kaydı içinde düzenli şekilde yönetir.
İhracat proforması yalnızca fiyat satırı değildir
İhracat tarafında proforma, müşterinin satın alma kararına ek olarak lojistik, finans, ithalat, gümrük ve iç onay süreçlerinde kullandığı ana dokümandır. Bu yüzden belge üzerinde ürünlerin açık adı, ürün kodu, miktar, birim fiyat, toplam, para birimi, geçerlilik tarihi, alıcı/satıcı bilgileri, Incoterms, ödeme şartı ve teslim hazırlığı net görünmelidir.
Delbig CRM ile satış ekibi proformayı CRM içindeki ürün kartlarından ve müşteri kaydından besler. Böylece aynı belge hem müşteriyle paylaşılabilir bir PDF/proforma görünümüne dönüşür hem de içeride teklif durumu, ziyaret sayısı, ödeme ve siparişe dönüşüm takibiyle yaşamaya devam eder.
CBM, ağırlık ve paket bilgisi proforma içinde görünür olmalı
İhracat müşterilerinin en sık sorduğu konular ürünün kaç metreküp yer kapladığı, toplam brüt ağırlığın ne olduğu ve kaç paket hazırlanacağıdır. Bu bilgiler ayrı bir Excel dosyasında tutulursa hem satış ekibi hem lojistik ekibi aynı veriyi tekrar tekrar kontrol etmek zorunda kalır.
Delbig CRM ürün kartlarında hacim, ağırlık ve paket bilgisi tutulduğunda proforma teknik bilgiler tablosu satır bazında hesaplanır. Nova koltuk takımı, Vera yatak odası seti, Orion yemek masa seti veya Lina sandalye gibi farklı ürünler aynı proformada yer aldığında toplam m³, toplam kg ve toplam paket adedi otomatik okunabilir hale gelir.
Konteyner hesabı müşteriye karar güveni verir
Proforma müşteriye yalnızca “bu ürünler şu kadar tutar” dememelidir; ürünlerin konteynere nasıl sığacağı konusunda da satış ekibine netlik sağlamalıdır. Delbig CRM içinde 20DC, 40DC ve 40HC seçenekleriyle teorik kapasite, güvenlik payı, sipariş hacmi, sipariş ağırlığı ve doluluk oranı aynı ekranda görülebilir.
Bu ekran özellikle ihracat satışında güçlüdür. Müşteri proformayı incelerken toplam 43,6 m³ hacmin ve 5.896 kg ağırlığın 40HC konteynerde yaklaşık hangi dolulukla ilerlediğini görebilir. Satış ekibi de sevkiyat veya navlun konuşmasına başlamadan önce ürünlerin konteyner açısından ne durumda olduğunu somut veriyle açıklar.
Yükleme listesi, çeki listesi ve Excel çıktıları aynı kayıttan alınır
İhracat ekibi için belge hazırlama proforma PDF ile bitmez. Müşteri veya lojistik ekibi çoğu zaman Excel çıktısı, fiyatlı veya fiyatsız ürün listesi, özel Excel, packing list, üretim Exceli, yükleme listesi veya çeki listesi formatında dosya ister.
Delbig CRM işlem menüsünde bu çıktılar aynı teklif/proforma kaydına bağlanır. Ekip hangi belgenin son versiyon olduğunu karıştırmadan Excel indirebilir, özel Excel alabilir, Packing List çıktısı hazırlayabilir, Production Excel dosyasını indirebilir ve aynı kaydı yazdırabilir.
- Fiyatlı veya fiyatsız Excel çıktısı alınabilir.
- Packing List ve üretim Exceli proforma kaydından üretilebilir.
- PDF, yazdırma ve özel Excel seçenekleri aynı menüde kalır.
- Satış, üretim ve lojistik ekipleri aynı güncel belgeye bakar.
Paylaşılan proformanın kaç kez incelendiği görülebilir
İhracat satışında müşteri yanıtı bazen birkaç gün veya birkaç hafta sürebilir. Bu bekleme döneminde satış temsilcisi için en değerli sinyallerden biri proformanın gerçekten açılıp açılmadığıdır. Delbig CRM teklif/proforma detayında ziyaret sayısı görünür; ekip müşterinin belgeyi kaç kez incelediğini takip sürecinde kullanabilir.
Bu bilgi satış takibini daha profesyonel hale getirir. Müşteri belgeyi birkaç kez açtıysa temsilci doğru zamanda dönüş yapabilir, revizyon gerekiyorsa aynı kayıtta güncelleyebilir, kabul edilen proformayı siparişe taşıyabilir ve sonraki operasyon adımını başlatabilir.
| Müşterinin sorduğu konu | Proformada görünmesi gereken bilgi | Delbig CRM ile etkisi |
|---|---|---|
| Kaç m³ yer kaplar? | Ürün bazlı ve toplam CBM/metreküp değeri. | Satış ve lojistik aynı teknik toplam üzerinden konuşur. |
| Toplam ağırlık nedir? | Birim ağırlık, toplam ağırlık ve sipariş ağırlığı. | Navlun, taşıma ve yükleme hazırlığı daha erken netleşir. |
| Kaç paket hazırlanacak? | Birim paket ve toplam paket adedi. | Packing list ve depo hazırlığı proforma ile uyumlu ilerler. |
| Konteynere sığar mı? | 20DC, 40DC ve 40HC doluluk hesabı. | Müşteriye karar öncesi somut konteyner görünümü sunulur. |
| Belge incelendi mi? | Ziyaret sayısı, görüntüleme ve paylaşım takibi. | Satış temsilcisi takip zamanlamasını tahminle değil veriyle yapar. |
İlgili çözüm sayfaları
Teklif ve Proforma Yönetimi
Ürün, fiyat, indirim, PDF, WhatsApp paylaşımı ve teklif ziyaret takibini aynı satış kaydında yönetin.
Proje Bazlı Satış Yapan Firmalar
Render ve görsellerden teklif satırı oluşturun; teknik bilgi, ek dosya ve müşteri revizyonunu tek kayıtta yönetin.
Sık sorulan sorular
Proformada metreküp, ağırlık ve paket adedi gösterilebilir mi?
Evet. Ürün kartlarında hacim, ağırlık ve paket bilgisi tutulduğunda proforma teknik bilgiler alanında satır bazlı ve toplam değerler gösterilebilir.
Konteyner hesabı proforma içinde kullanılabilir mi?
Evet. Delbig CRM 20DC, 40DC ve 40HC için teorik kapasite, kullanılabilir kapasite, sipariş hacmi, sipariş ağırlığı, doluluk oranı ve gerekli konteyner bilgisini gösterebilir.
Packing List veya çeki listesi alınabilir mi?
Evet. Proforma kaydından Excel, özel Excel, Packing List, Production Excel, PDF ve yazdırma seçenekleri alınabilir. Böylece satış, üretim ve lojistik aynı kayıttan beslenir.
Müşteri proformaya baktığında takip edilebilir mi?
Evet. Paylaşılan teklif/proforma bağlantısının ziyaret sayısı ve görüntüleme bilgileri satış takibi için kullanılabilir. Bu bilgi temsilcinin doğru zamanda dönüş yapmasını kolaylaştırır.
İhracat proformalarınızı daha net hazırlayın
CBM, ağırlık, paket, konteyner hesabı, PDF, Excel, Packing List ve müşteri ziyaret takibini Delbig CRM içinde birlikte yönetin.
Export and Proforma Workflows: Put CBM, Weight, Package Count and Container Calculation in One Document
An export proforma is not only a price list. Buyers want to see products, currency, delivery terms, payment terms, CBM, gross weight, package count, container loading calculation and, when needed, loading or packing list information in the same document. Delbig CRM keeps these details organized inside the quote/proforma record.
An export proforma is more than a price row
In export sales, the proforma is the main document used by the buyer for purchasing, logistics, finance, import, customs and internal approval. Product names, SKUs, quantity, unit price, total, currency, validity date, buyer/seller information, Incoterms, payment terms and delivery preparation should appear clearly on the document.
With Delbig CRM, the sales team builds the proforma from product cards and the customer record. The same record becomes a clean PDF/proforma output for the buyer and remains trackable internally with quote status, visit count, payment information and quote-to-order conversion.
CBM, weight and package count should be visible inside the proforma
Export customers frequently ask how many cubic meters the products will occupy, what the total gross weight is and how many packages will be prepared. If these details live in a separate spreadsheet, sales and logistics teams have to check the same data repeatedly.
When product cards carry volume, weight and package data in Delbig CRM, the proforma technical table can calculate them line by line. Different products such as Nova Sofa Set, Vera Bedroom Set, Orion Dining Table Set and Lina Chair can be combined in one proforma with total CBM, total kg and total package count.
Container calculation gives the buyer more confidence
A proforma should not only say “these products cost this much”; it should also help the team understand how the goods fit into a container. Delbig CRM can display 20DC, 40DC and 40HC options with nominal capacity, safety margin, order volume, order weight and fill percentage in the same view.
This is especially useful in export sales. The buyer can see how a 43.6 m³ and 5,896 kg order fits into a 40HC container before making a decision. The sales team can start the freight or loading conversation with concrete data instead of manual estimates.
Loading lists, packing lists and Excel outputs come from the same record
For export teams, document preparation does not end with a proforma PDF. Customers or logistics teams often ask for priced or unpriced Excel files, custom Excel exports, packing lists, production Excel files, loading lists or weight/packing details.
In Delbig CRM, these outputs stay connected to the same quote/proforma record. The team can download Excel, custom Excel, Packing List, Production Excel and print outputs without wondering which file is the latest version.
- Priced or unpriced Excel outputs can be downloaded.
- Packing List and Production Excel files can be generated from the proforma record.
- PDF, print and custom Excel options stay in the same menu.
- Sales, production and logistics teams use the same current document.
Track how many times the shared proforma is viewed
In export sales, a buyer response can take days or weeks. During that waiting period, one of the most useful signals is whether the proforma was actually opened. Delbig CRM shows the visit count on the quote/proforma detail, so the team can use customer engagement data in the follow-up process.
This makes sales follow-up more professional. If the buyer opens the document several times, the representative can follow up at the right moment, revise the proforma in the same record, convert an accepted proforma into an order and start the next operational step.
| Buyer question | Information that should appear | Impact in Delbig CRM |
|---|---|---|
| How much CBM does it take? | Product-level and total CBM/cubic meter value. | Sales and logistics discuss the same technical total. |
| What is the total weight? | Unit weight, total weight and order weight. | Freight, handling and loading preparation become clearer earlier. |
| How many packages will be prepared? | Unit package and total package count. | Packing list and warehouse preparation stay aligned with the proforma. |
| Does it fit into a container? | 20DC, 40DC and 40HC fill calculation. | The buyer sees a concrete container view before deciding. |
| Was the document viewed? | Visit count, view and sharing tracking. | The sales representative follows up using data instead of guesses. |
Related solution pages
Quote and Proforma Management
Manage products, prices, discounts, PDF output, WhatsApp sharing and quote visit tracking in one sales record.
Project-Based Sales Teams
Create quote lines from renders and visuals; manage technical details, attachments and customer revisions in one record.
Frequently Asked Questions
Can CBM, weight and package count be shown on the proforma?
Yes. When volume, weight and package data are stored in product cards, the proforma can show line-level and total values in the technical information area.
Can container calculation be used inside the proforma?
Yes. Delbig CRM can show nominal capacity, usable capacity, order volume, order weight, fill percentage and required container information for 20DC, 40DC and 40HC.
Can we download a Packing List or loading list?
Yes. Excel, custom Excel, Packing List, Production Excel, PDF and print options can be generated from the proforma record. Sales, production and logistics teams stay connected to the same data.
Can customer views be tracked?
Yes. Visit count and viewing data from the shared quote/proforma link can be used for sales follow-up. This helps representatives contact the buyer at the right time.
Prepare export proformas with clearer data
Manage CBM, weight, package count, container calculation, PDF, Excel, Packing List and customer visit tracking together in Delbig CRM.