Tedarikçi ve Satın Alma Takibi: Ürün, Fiyat, Sipariş, Fatura ve Ödeme Aynı Akışta
Satın alma takibi yalnızca “hangi tedarikçiye sipariş verdik?” sorusundan ibaret değildir. Delbig CRM’de tedarikçi kartı, çalışma ve fiyat kuralı, tedarikçi ürün adı-kodu, alış fiyatı, tedarikçi siparişi, alış faturası, stok girişi, ödeme ve ekstre aynı satın alma akışında izlenebilir.
Tedarikçi kartı satın alma kurallarının başlangıç noktasıdır
Tedarikçi sisteme eklendikten sonra firma bu tedarikçiyle nasıl çalıştığını bir kez tanımlar. Alış para birimi, maliyet çarpanı, iskonto oranı, ek iskonto, nakliye kuralı veya sipariş bazlı ek maliyet gibi alanlar tedarikçi kartında tutulduğunda satın alma ekibi aynı ürünü her siparişte baştan hesaplamak zorunda kalmaz.
Bu yapı özellikle fiyatların sık değiştiği sektörlerde önemlidir. Tedarikçi yeni bir fiyat listesi gönderdiğinde veya alış koşulu değiştiğinde Delbig’de formül değişiklik kayıtları görülebilir. Yönetici hangi tarihte hangi maliyet çarpanının, iskonto oranının veya nakliye kuralının değiştiğini takip eder; ekip eski maliyetle yeni maliyeti karıştırmadan çalışır.
Tedarikçideki ürün adı ile içerideki ürün adı ayrı tutulur
Satın almada en sık yaşanan karışıklıklardan biri, tedarikçinin kullandığı ürün adı veya kodunun firma içindeki ürün adıyla aynı olmamasıdır. İçeride ürün “Lumen LED Teşhir Ünitesi” olarak geçerken tedarikçi aynı ürünü “LMN Display Pro 5” adıyla ve farklı ürün koduyla gönderebilir. Bu durum Excel veya mesaj üzerinden takip edildiğinde yanlış ürün siparişi, yanlış fiyat veya yanlış stok girişi riski doğurur.
Delbig’de ürün kartı, tedarikçi ürün adı ve tedarikçi ürün kodu ayrı alanlar olarak tutulur. Satın alma ekibi tedarikçi siparişi verirken veya alış faturası işlerken içerideki stok kodunu, ürün adını ve tedarikçideki karşılığını birlikte görür. Sistem bu ayrımı kaybetmediği için tedarikçi farklı isim kullansa bile ürün eşleştirme aynı kayıt üzerinden yürür.
Tedarikçi siparişi satış siparişinden kopmadan ilerler
Bir satış siparişindeki ürün dışarıdan tedarik edilecekse satın alma süreci ayrı bir not veya e-posta zinciri olarak kalmamalıdır. Delbig’de tedarikçi siparişi açıldığında tedarikçi, gönderim tarihi, yanıt durumu, teyitli termin, depoya kabul miktarı ve sevkiyat planı aynı çalışma alanında izlenebilir.
Bu ekran satın alma, depo ve satış ekibinin aynı bilgiden konuşmasını sağlar. Tedarikçi siparişi kabul ettiğinde ekip yalnızca “tedarikçiye geçildi” bilgisini değil, hangi ürünün hangi miktarla depoya alınacağını ve müşteri teslim planına ne zaman bağlanacağını da görür.
Alış faturası alış fiyatını ve stok girişini besler
Alış fiyatları manuel girilebilir; ancak doğru satın alma takibinde fatura da bu akışın parçası olmalıdır. Delbig’de alış faturası manuel oluşturulabilir, PDF kaynağından içeri alınabilir veya fotoğraf tarama kaynağıyla ürün satırlarına dönüştürülebilir. Fatura satırları ürünle eşleştiğinde tedarikçi kodu, miktar, birim fiyat ve satır toplamı aynı ekranda kontrol edilir.
Faturadan gelen fiyat önceki alış fiyatından farklıysa ekip bunu fiyat değişikliği olarak değerlendirebilir. Böylece tedarikçiden gelen yeni maliyet ürün kartına ve satın alma geçmişine bağlanır. Fatura stoğa işlendiğinde de satın alma kaydı, depo girişi ve stok hareketi ayrı ayrı kopmaz.
Ödeme ve ekstre tedarikçi kaydının parçasıdır
Satın alma süreci ürün depoya girdiğinde bitmez. Tedarikçiye yapılacak ödeme, planlanan çek veya senet, gerçekleşen banka transferi ve açık borç aynı tedarikçi kaydı üzerinden izlenmelidir. Delbig’de tedarikçi ödeme ekranı açık borç, açık alacak, net bakiye, verilen çek/senet ve hareket defteriyle satın alma finansını görünür tutar.
Ekstre ekranı ise tedarikçiyle paylaşılabilecek daha net bir döküm üretir. Borç, alacak, kapanış bakiyesi, alış faturaları, tedarikçi siparişleri, ödemeler ve planlanan hareketler aynı tabloda görülebilir; PDF, Excel veya yazdırma aksiyonlarıyla paylaşım kolaylaşır.
| İhtiyaç | Delbig’de karşılığı | Sonuç |
|---|---|---|
| Tedarikçi çalışma kuralı | Para birimi, maliyet çarpanı, iskonto ve nakliye kuralı tedarikçi kartında tutulur. | Satın alma fiyatı her siparişte yeniden hesaplanmaz. |
| Farklı ürün adı/kodu | İç ürün adı ve tedarikçi ürün adı-kodu ayrı alanlarda izlenir. | Yanlış ürün siparişi ve yanlış fatura eşleştirme riski azalır. |
| Tedarikçi siparişi | Yanıt, termin, gönderim ve depoya kabul bilgileri tek çalışma alanında tutulur. | Satın alma, depo ve satış ekibi aynı süreç bilgisinden çalışır. |
| Alış fiyatı değişikliği | Manuel giriş veya alış faturası üzerinden fiyat değişiklik kayıtları takip edilir. | Yeni tedarik maliyeti ürün geçmişine bağlanır. |
| Alış faturası ve stok | Fatura satırları ürünle eşleşir, stoğa işleme kaydı oluşturulabilir. | Fatura, stok girişi ve satın alma kaydı birbirinden kopmaz. |
| Ödeme ve ekstre | Açık borç, ödeme, çek/senet planı ve tedarikçi ekstresi aynı kartta yönetilir. | Tedarikçiyle finansal mutabakat daha net ilerler. |
İlgili çözüm sayfaları
Stok ve Depo Takibi
Stok görünümü, depo, rezervasyon, hareket, sayım, etiket, alış faturası ve sevkiyat stok düşümünü izleyin.
Sipariş Takibi
Tekliften, doğrudan satıştan veya B2B portaldan gelen siparişi stok, tedarikçi, depo ve sevkiyata bağlayın.
Sık sorulan sorular
Tedarikçi ürün adı içerideki ürün adından farklı olabilir mi?
Evet. Delbig’de içeride kullanılan ürün adı ve stok kodu ile tedarikçinin kullandığı ürün adı ve tedarikçi kodu ayrı tutulabilir. Böylece sipariş, fatura ve stok eşleştirme aynı ürün kaydına bağlanır.
Alış fiyatları alış faturası üzerinden güncellenebilir mi?
Evet. Fatura satırları ürünlerle eşleştiğinde birim fiyat satın alma maliyeti olarak değerlendirilebilir. Fiyat değişikliği oluştuğunda kayıt geçmişi üzerinden ne zaman ve hangi kaynakla değiştiği izlenebilir.
Tedarikçi siparişi depoya kabul sürecini gösterir mi?
Evet. Tedarikçi siparişinde yanıt durumu, teyitli termin, depoya alınan miktar ve sevkiyat planına geçiş bilgisi takip edilebilir.
Tedarikçi ödemeleri ve ekstre aynı ekranda görülebilir mi?
Evet. Açık borç, gerçekleşen ödeme, planlanan çek/senet ve hareket defteri tedarikçi finans ekranında; paylaşılabilir döküm ise ekstre ekranında yönetilebilir.
Tedarikçi ve satın alma akışınızı Delbig ile tek yerde yönetin
Tedarikçi kartı, ürün eşleştirme, alış fiyatı, sipariş, alış faturası, ödeme ve ekstre süreçlerini aynı CRM yapısında takip edin.